Google Docs este incredibil de convenabil, dar partajarea iresponsabilă a linkurilor poate expune documentele care ar fi putut părea private.
Mulți oameni laudă documente Google pentru versatilitatea sa și opțiunea neprețuită de a partaja un document cu anumite persoane, dar acele opțiuni de partajare și modul în care sunt utilizate pot deschide ușa unor mari încălcări ale vieții private. Uneori este înspăimântător de dificil să folosești internetul în calitate profesională și să eviți să te bazezi pe serviciile Google, dar există modalități de a folosi aceste instrumente și de a proteja simultan datele cu caracter personal.
Suita de funcții Google este utilă pentru oricine are acces la internet. Compania susține o comoară de programe gratuite pentru toate liniile de lucru, cum ar fi Gmail, Foi de calcul Google, Google Drive, Google Maps și, bineînțeles, Google Docs. Toate aceste instrumente oferă opțiuni de partajare impresionante care permit utilizatorilor să partajeze date și să colaboreze la proiecte, iar unele sunt chiar distractive de utilizat.
Continuați derularea pentru a continua să citiți Faceți clic pe butonul de mai jos pentru a începe acest articol în vizualizare rapidă.
Din păcate, profitarea acestor opțiuni de partajare produce și cele mai mari riscuri. În Google Docs, cea mai simplă metodă de partajare a linkurilor este să activați partajarea linkurilor pentru a produce o adresă URL unică pentru document și a trimite acel link către un coleg. În timp ce acțiunea directă de trimitere a unei persoane cu link către persoană este relativ sigură, dacă documentul respectiv are linkuri către alte site-uri web, făcând clic pe aceste linkuri se trimite adresa URL anterioară (cea care a fost creată în mod privat pentru a partaja documentul însuși) către directorul site-ului nou. Nu este o practică în sine inerentă - este doar o parte puțin cunoscută a modului în care funcționează internetul.
Cum să mențineți confidențialitatea atunci când trimiteți documente Google
Unul dintre cele mai ușoare și mai eficiente moduri de a partaja în siguranță un document Google este de a-l partaja cu anumite persoane. Există câteva modalități de a realiza acest lucru. Cel mai rapid mod este să păstrați opțiunea de partajare a linkurilor și, în schimb, să selectați „Persoane specifice” în opțiunile de partajare a linkurilor. Acest lucru necesită ca cealaltă parte să se conecteze la un cont Google, dar dacă acest lucru înseamnă trimiterea de informații sensibile într-un document, merită probabil pasul suplimentar. Dacă fișierul include legături și utilizatorul dă clic pe acestea, adresa URL va comunica în continuare altor site-uri web unde se afla utilizatorul atunci când a dat clic pe link, însă nu le va permite site-urilor respective să citească documentul în sine, deoarece au fost setate opțiunile de partajare a linkurilor. pentru a limita accesul doar la persoanele specifice alese.
O altă opțiune este de a utiliza Google Groups. Această rută necesită, de asemenea, toți cei implicați să se conecteze cu un cont Google, dar, în schimb, creează o listă de persoane cărora le poate fi partajat în mod exclusiv orice. Aceasta este o opțiune excelentă dacă sarcina necesită partajarea frecventă a documentelor cu un grup mare de persoane. Fiecare grup va avea propria sa adresă de e-mail „@googlegroups” asociată, așa că, în loc să introduceți adresa de e-mail a unei anumite persoane atunci când alegeți unde să partajați un document, utilizați doar e-mailul de grup. Este o idee bună să țineți evidența membrilor grupului pentru a păstra cunoștința cu privire la cine are acces la fișierele partajate și este ușor să eliminați persoanele care nu mai fac parte din proiect.
În cele din urmă, așa cum se întâmplă de obicei atunci când comunicați online, este esențial să țineți cont de setările de confidențialitate atunci când partajați informații. Cu utilizarea inteligentă a partajării linkurilor, documente Google poate fi atât sigur cât și sigur.